Erstkontakt / Interessenten – SG 1 – Personal & Onboarding

Erstkontakt / Interessenten vor dem Onboarding datenschutzkonform bearbeiten
Benutzer: entwicklung

Erstkontakt / Interessenten

Dieser Bereich liegt bewusst vor dem Onboarding. Zuerst wird der Datenschutzhinweis vorbereitet und an die interessierte Person gegeben; erst nach Rücklauf werden die Erstkontaktdaten sauber erfasst.

Das Erstkontaktblatt mit Datenschutzhinweis kann vorab als Blanko-Dokument mit vorausgefülltem Bereitstellungsnachweis geöffnet werden. Gespeicherte Interessenten bleiben vollständig löschbar, einschließlich abgelegter Nachweise.

Version 1.59 Erstkontakt datensparsam Datenschutz-Pflichtbestätigung Dokument in SG 5

Erstkontakt / Interessent

Nur Vorname, Nachname, Kontakt und grobe Einordnung. Keine Adresse, keine Bankdaten, keine Steuerdaten und keine Ausweisdaten.

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Schritt 1: Datenschutzhinweis vorbereiten und bereitstellen

Vor dem Speichern eines Interessenten wird zuerst das Erstkontaktblatt mit Datenschutzhinweis vorbereitet. Die Angaben zu Punkt 3 werden im nächsten Fenster eingetragen und stehen danach direkt auf dem Druck-/PDF-Dokument.

Zu SG 5 Dokumente & Vorlagen
Dieser Schritt erzeugt noch keinen Interessenten-Datensatz. Das Dokument kann an die interessierte Person gesendet oder ausgedruckt werden. Erst der Rücklauf wird anschließend als Datensatz erfasst.
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Neuen Erstkontakt erfassen

Rücklauf aus dem Erstkontaktblatt als datensparsamen Interessenten-Datensatz anlegen.

Erfassung öffnen
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Interessenten / Erstkontakte

Bestehende Erstkontakte in einer großen Listenansicht öffnen, Vorauswahl durchführen, Dokumentenpaket vorbereiten, Unterlagen ablegen oder löschen.

3 aktive Datensatze
Aktueller Prozessstand v1.46

Interessenten / Erstkontakte zeigt jetzt bewusst nur aktive Erstkontakte. Bereits übergebene Fälle verschwinden dort vollständig und sind unter Onboarding-Vorgänge sichtbar. Leere Listen erhalten einen klaren Hinweis statt den Eindruck eines Ladefehlers zu erzeugen.

Hinweise zur datensparsamen Erfassung anzeigen

Datensparsam erlaubt / vorgesehen

  • Vorname und Nachname
  • Telefon oder E-Mail
  • geplante Richtung
  • Qualifikation grob
  • Verfügbarkeit grob
  • Bearbeitungsstand, kurze Notiz, Datenschutz-Nachweis und „bereitgestellt durch“
  • Vorbereitete Ausgabe, Rücklauf und Ablage des Erstkontaktblatts mit Datenschutzhinweis
  • Interne Erstprüfung, Rückfrage-Status und Vorauswahl
  • Unterlagenanforderung, Prüfunterlagen-Upload und Unterlagenstatus
  • Onboarding-Übernahme erst bei vollständigem Datensatz

Weiterhin nicht am Anfang erfassen

  • Geburtsdatum und vollständige Adresse
  • IBAN, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer
  • Ausweisdokumente und BWR-Daten
  • Vertrags- und Lohndetails