HARKAT SECURITY Verwaltung

Erstkontakt / Interessenten

Dieser Bereich liegt bewusst vor dem Onboarding. Zuerst wird der Datenschutzhinweis vorbereitet und an die interessierte Person gegeben; erst nach Rücklauf werden die Erstkontaktdaten sauber erfasst.

Das Erstkontaktblatt mit Datenschutzhinweis kann vorab als Blanko-Dokument mit vorausgefülltem Bereitstellungsnachweis geöffnet werden. Gespeicherte Interessenten bleiben vollständig löschbar, einschließlich abgelegter Nachweise.

Version 1.59 Erstkontakt datensparsam Datenschutz-Pflichtbestätigung Dokument in SG 5

Erstkontakt / Interessent

Nur Vorname, Nachname, Kontakt und grobe Einordnung. Keine Adresse, keine Bankdaten, keine Steuerdaten und keine Ausweisdaten.

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Schritt 1: Datenschutzhinweis vorbereiten und bereitstellen

Vor dem Speichern eines Interessenten wird zuerst das Erstkontaktblatt mit Datenschutzhinweis vorbereitet. Die Angaben zu Punkt 3 werden im nächsten Fenster eingetragen und stehen danach direkt auf dem Druck-/PDF-Dokument.

Zu SG 5 Dokumente & Vorlagen

Dieser Schritt erzeugt noch keinen Interessenten-Datensatz. Das Dokument kann an die interessierte Person gesendet oder ausgedruckt werden. Erst der Rücklauf wird anschließend als Datensatz erfasst.

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Neuen Erstkontakt erfassen

Rücklauf aus dem Erstkontaktblatt als datensparsamen Interessenten-Datensatz anlegen.

Erfassung öffnen

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Interessenten / Erstkontakte

Bestehende Erstkontakte in einer großen Listenansicht öffnen, Vorauswahl durchführen, Dokumentenpaket vorbereiten, Unterlagen ablegen oder löschen.

3 aktive Datensatze

Aktueller Prozessstand v1.46

Interessenten / Erstkontakte zeigt jetzt bewusst nur aktive Erstkontakte. Bereits übergebene Fälle verschwinden dort vollständig und sind unter Onboarding-Vorgänge sichtbar. Leere Listen erhalten einen klaren Hinweis statt den Eindruck eines Ladefehlers zu erzeugen.

Hinweise zur datensparsamen Erfassung anzeigen

Datensparsam erlaubt / vorgesehen

Vorname und Nachname
Telefon oder E-Mail
geplante Richtung
Qualifikation grob
Verfügbarkeit grob
Bearbeitungsstand, kurze Notiz, Datenschutz-Nachweis und „bereitgestellt durch“
Vorbereitete Ausgabe, Rücklauf und Ablage des Erstkontaktblatts mit Datenschutzhinweis
Interne Erstprüfung, Rückfrage-Status und Vorauswahl
Unterlagenanforderung, Prüfunterlagen-Upload und Unterlagenstatus
Onboarding-Übernahme erst bei vollständigem Datensatz

Weiterhin nicht am Anfang erfassen

Geburtsdatum und vollständige Adresse
IBAN, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer
Ausweisdokumente und BWR-Daten
Vertrags- und Lohndetails